Die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung gehört für Unternehmen mit Beschäftigten zum regelmäßigen Prüfungsprogramm. In der Regel findet sie alle vier Jahre statt. Geprüft wird, ob Arbeitgeber ihren Meldepflichten und sonstigen Pflichten im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag ordnungsgemäß nachgekommen sind. Im Mittelpunkt stehen dabei insbesondere die richtige sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Beschäftigten, die Höhe der Beiträge, die Beitragsberechnung und die Richtigkeit der Meldungen.
Eine besondere Rolle spielt zunehmend der Einsatz von Fremdpersonal. Dazu gehören freie Mitarbeit, projektbezogene Beauftragungen, Freelancer-Modelle, Solo-Selbstständige und andere externe Kräfte. Wenn solche Personen tatsächlich wie Arbeitnehmer eingesetzt werden, kann der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit im Raum stehen. Daneben können Konstellationen der illegalen Arbeitnehmerüberlassung relevant werden. Beides kann erhebliche sozialversicherungsrechtliche, steuerliche und strafrechtliche Folgen haben.
Neu ist vor allem die technische Entwicklung der Prüfungspraxis. Die Deutsche Rentenversicherung bereitet den Einsatz einer KI-Anwendung für eine risikoorientierte Arbeitgeberprüfung vor. Damit sollen digitale Unterlagen effizienter ausgewertet und auffällige Sachverhalte schneller erkannt werden. Für Unternehmen bedeutet dies: Fälle, die früher wegen begrenzter Prüfungskapazitäten möglicherweise nicht vertieft betrachtet wurden, können künftig eher in den Fokus geraten.
Bei Betriebsprüfungen mit Bezug zu Scheinselbstständigkeit, Fremdpersonaleinsatz oder § 266a StGB geht es häufig nicht nur um Nachforderungen, sondern auch um strafrechtliche Risiken für Verantwortliche im Unternehmen. Vertiefende Informationen finden sich auf unserer Schwerpunktseite zum Arbeitsstrafrecht sowie im Rechtslexikon zur Scheinselbstständigkeit.
Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung: Was wird geprüft?
Die Arbeitgeberprüfung der Deutschen Rentenversicherung ist keine bloße Formalität. Sie betrifft die Frage, ob die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten eines Unternehmens zutreffend erfüllt wurden. Geprüft werden insbesondere Anmeldungen, Beitragsabrechnungen, Lohnunterlagen, Statusfragen und sonstige Unterlagen, die für die Beitragspflicht relevant sind. Bei Auffälligkeiten kann die Prüfung vertieft werden.
Ein klassisches Risikofeld ist der Einsatz externer Personen. Entscheidend ist dabei nicht allein, wie ein Vertrag bezeichnet ist. Begriffe wie „Dienstvertrag“, „Werkvertrag“, „freie Mitarbeit“ oder „Beratung“ sind nicht ausschlaggebend, wenn die tatsächliche Durchführung ein anderes Bild zeigt. Sozialversicherungsrechtlich kommt es wesentlich darauf an, ob eine Person in die Arbeitsorganisation eingegliedert ist und Weisungen unterliegt. Je stärker eine externe Person wie ein interner Mitarbeiter eingesetzt wird, desto größer wird das Risiko einer abweichenden Einordnung.
Gerade in projektbezogenen Strukturen kann die Abgrenzung schwierig sein. Unternehmen beauftragen externe Spezialisten häufig für IT-Projekte, technische Umsetzung, Beratung, Interimsfunktionen, operative Unterstützung oder sonstige Dienstleistungen. Straf- und sozialversicherungsrechtlich sensibel wird es, wenn die Tätigkeit nicht klar als eigenständige Leistung beschrieben ist, sondern eher wie eine fortlaufende Mitarbeit im Betrieb erscheint.
KIRA und risikoorientierte Arbeitgeberprüfung: Was ändert sich?
Die geplante KI-gestützte Prüfung soll digitale Datenbestände nach Mustern und Auffälligkeiten auswerten. Ziel ist eine risikoorientierte Prüfung. Die Prüfdienste sollen dadurch schneller erkennen können, welche Unternehmen, Unterlagen oder Vorgänge eine vertiefte Betrachtung nahelegen. Damit verändert sich nicht der rechtliche Maßstab, wohl aber die praktische Wahrscheinlichkeit, dass bestimmte Strukturen erkannt und aufgegriffen werden.
Für Unternehmen ist vor allem bedeutsam, dass digitale Unterlagen künftig stärker als Ausgangspunkt einer Prüfung dienen können. Vertragsdokumente, Leistungsbeschreibungen, Rechnungen, Einsatznachweise, E-Mail-Kommunikation, Bestellungen, Projektunterlagen und interne Freigaben können Hinweise auf die tatsächliche Organisation des Fremdpersonaleinsatzes enthalten. Wenn diese Unterlagen widersprüchlich sind oder typische Risikobegriffe enthalten, kann dies eine vertiefte Prüfung auslösen.
Die technische Unterstützung ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung. Sie kann aber dazu führen, dass der Einstieg in die Prüfung systematischer erfolgt. Wo früher Zufallsfunde oder Erfahrungswerte der Prüfer maßgeblich waren, können künftig datenbasierte Auffälligkeiten eine größere Rolle spielen. Damit steigt die Bedeutung einer konsistenten und belastbaren Dokumentation.
Warum Scheinselbstständigkeit strafrechtlich relevant werden kann
Wird eine Tätigkeit zu Unrecht als selbstständig behandelt, kann dies sozialversicherungsrechtliche Nachforderungen auslösen. Unternehmen müssen dann unter Umständen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung nachentrichten. Hinzu können Säumniszuschläge kommen. In schwereren Fällen bleibt es jedoch nicht bei einer beitragsrechtlichen Korrektur.
Strafrechtlich relevant wird insbesondere der Vorwurf des Vorenthaltens und Veruntreuens von Arbeitsentgelt nach § 266a StGB. Der Vorwurf lautet dann regelmäßig, dass Sozialversicherungsbeiträge nicht oder nicht vollständig abgeführt wurden, obwohl tatsächlich eine abhängige Beschäftigung vorlag. Je nach Fallgestaltung können daneben steuerliche Risiken bis hin zur Steuerhinterziehung in Betracht kommen.
Für Geschäftsleiter, Personalverantwortliche und sonstige Entscheidungsträger liegt das Risiko nicht nur im objektiven Befund einer fehlerhaften Einordnung. In strafrechtlichen Verfahren kommt es zusätzlich auf subjektive Elemente an, insbesondere auf Kenntnis, billigendes Inkaufnehmen oder organisatorische Verantwortlichkeit. Gerade wenn Risiken bekannt waren, aber über längere Zeit nicht aufgearbeitet wurden, kann dies in einem späteren Verfahren erheblich ins Gewicht fallen.
Bei Auffälligkeiten in einer DRV-Betriebsprüfung können sich sozialversicherungsrechtliche Nachforderungen, Bußgeldrisiken und strafrechtliche Vorwürfe überschneiden. Sachlich ergänzende Informationen finden sich im Rechtslexikon, insbesondere zu § 266a StGB, zum Ermittlungsverfahren und zur Durchsuchung.
Die Papierlage wird wichtiger, aber sie entscheidet nicht allein
Bei Fremdpersonaleinsätzen wird häufig zuerst auf die Vertragslage geschaut. Das ist nachvollziehbar, denn Verträge, Leistungsbeschreibungen und Abrechnungen prägen die erste Aktenlage. Eine saubere Papierform kann helfen, die rechtliche Struktur einer Beauftragung nachvollziehbar zu machen. Sie ersetzt aber nicht die tatsächliche Durchführung.
Problematisch können insbesondere sehr offene Leistungsbeschreibungen sein. Wenn eine externe Person lediglich „unterstützt“, „mitwirkt“ oder „in Abstimmung mit dem Auftraggeber zusammenarbeitet“, ohne dass eine eigenständige Leistung klar beschrieben wird, kann dies als Hinweis auf eine Eingliederung verstanden werden. Gleiches gilt, wenn Projektunterlagen eher den Eindruck einer fortlaufenden personellen Verstärkung vermitteln als den einer abgegrenzten externen Leistung.
Auch die tatsächliche Organisation ist entscheidend. Wer nimmt an internen Meetings teil? Wer vergibt Aufgaben? Gibt es feste Arbeitszeiten? Nutzt die externe Person interne Systeme wie ein Arbeitnehmer? Ist sie in Teams eingebunden? Tritt sie gegenüber Kunden als Teil des Unternehmens auf? Solche Umstände können in einer Gesamtbetrachtung erhebliches Gewicht bekommen. Die Betriebsprüfung wird deshalb regelmäßig nicht bei der Vertragsüberschrift stehen bleiben.
Typische Risikofelder beim Fremdpersonaleinsatz
In der Praxis zeigen sich Risiken häufig nicht an einem einzelnen Dokument, sondern im Zusammenspiel mehrerer Umstände. Ein Vertrag kann formal als Dienstvertrag gestaltet sein, während E-Mails, Kalender, Projektsteuerung und tatsächliche Arbeitsabläufe auf eine andere Struktur hindeuten. Gerade diese Widersprüche können in einer digital unterstützten Prüfung auffallen.
- Unklare oder sehr offene Leistungsbeschreibungen ohne abgrenzbares Arbeitsergebnis.
- Fortlaufende Weisungen durch interne Führungskräfte des Auftraggebers.
- Eingliederung in Teams, Dienstpläne, Reportingstrukturen oder interne Kommunikationswege.
- Abrechnung nach Zeitaufwand ohne erkennbare eigenständige Projekt- oder Leistungsstruktur.
- Abweichungen zwischen Vertragsinhalt, Rechnungstexten und tatsächlicher Durchführung.
Solche Umstände führen nicht automatisch zu einer Strafbarkeit. Sie können aber Anlass für eine genauere Prüfung sein. In späteren Auseinandersetzungen wird dann häufig rekonstruiert, wer welche Entscheidungen getroffen hat, welche Unterlagen vorhanden waren und ob die verantwortlichen Personen Hinweise auf eine fehlerhafte Einordnung erkennen konnten.
Praktische Konsequenzen für Unternehmen
Die KI-gestützte Arbeitgeberprüfung erhöht vor allem den Druck auf Konsistenz. Unternehmen sollten davon ausgehen, dass digitale Unterlagen nicht isoliert, sondern im Zusammenhang betrachtet werden können. Eine formal passende Vertragsüberschrift genügt nicht, wenn Leistungsbeschreibung, Abrechnung, interne Kommunikation und tatsächlicher Einsatz in eine andere Richtung weisen.
Besonders relevant sind laufende Fremdpersonalbeauftragungen. Gerade ältere Vertragsmuster, Rahmenverträge oder regelmäßig verlängerte Beauftragungen können Risiken enthalten, die im Alltag nicht mehr auffallen. Wenn eine ursprünglich projektbezogene Beauftragung über längere Zeit faktisch zu einer dauerhaften Mitarbeit geworden ist, kann dies bei einer Betriebsprüfung erheblich relevant werden.
Auch die interne Zuständigkeit ist wichtig. Die Einordnung von Fremdpersonal betrifft nicht nur Einkauf oder Fachabteilung. Sie berührt Personal, Legal, Finance, Tax und Geschäftsleitung. In einem späteren Verfahren kann gerade die Frage relevant werden, ob Zuständigkeiten klar geregelt waren und ob Hinweise auf Risiken intern bearbeitet wurden.
Verteidigungsansätze und Verfahrensstrategie
Kommt es nach einer Betriebsprüfung zu Nachforderungen oder zu einem strafrechtlichen Anfangsverdacht, steht zunächst die genaue Sachverhaltsrekonstruktion im Vordergrund. Dazu gehört die Auswertung der Verträge, Leistungsbeschreibungen, Rechnungen, Kommunikationsunterlagen, Einsatznachweise und internen Entscheidungswege. Entscheidend ist, ob die Unterlagen ein konsistentes Bild ergeben oder ob sie auf eine Eingliederung und Weisungsabhängigkeit hindeuten.
Im Strafverfahren ist außerdem zu trennen zwischen der sozialversicherungsrechtlichen Bewertung und dem strafrechtlichen Vorwurf. Nicht jede fehlerhafte Einordnung führt automatisch zu strafbarer Verantwortlichkeit. Für den Vorwurf nach § 266a StGB kommt es insbesondere darauf an, welche Kenntnisse die verantwortlichen Personen hatten, ob Risiken erkannt wurden und wie mit ihnen umgegangen wurde.
Verfahrensstrategisch relevant sind ferner die Aktenlage und mögliche Eingriffsmaßnahmen. Wenn die Prüfung in ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren übergeht, können Unterlagen angefordert, Zeugen befragt oder Durchsuchungsmaßnahmen durchgeführt werden. Unternehmen und Verantwortliche müssen dann die sozialversicherungsrechtliche, steuerliche und strafrechtliche Ebene sauber voneinander trennen, ohne Widersprüche in der Sachverhaltsdarstellung zu erzeugen.
Ein sachlicher Service-Hinweis liegt deshalb nahe: In Fällen mit Fremdpersonalbezug ist eine frühe Ordnung der Unterlagen oft entscheidend. Je klarer Vertragslage, tatsächliche Durchführung, Zuständigkeiten und Kenntnisstand dokumentiert sind, desto besser lässt sich später zwischen bloßer Fehlbewertung, organisatorischem Mangel und strafrechtlich relevantem Verhalten unterscheiden.
FAQ zur KI-gestützten DRV-Betriebsprüfung
Was prüft die Deutsche Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung?
Geprüft werden insbesondere Meldungen, Beitragszahlungen, Beitragshöhe, Beitragsberechnung und die sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Beschäftigten und sonstigen eingesetzten Personen.
Warum ist Fremdpersonal besonders prüfungsrelevant?
Weil bei Freelancern, freien Mitarbeitenden und externen Projektkräften häufig die Frage entsteht, ob tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt oder ob die Person faktisch abhängig beschäftigt ist.
Kann eine KI selbst über Scheinselbstständigkeit entscheiden?
Nein. Eine KI kann Auffälligkeiten markieren und Prüfungen risikoorientiert vorbereiten. Die rechtliche Bewertung bleibt eine Einzelfallentscheidung auf Grundlage der konkreten Vertrags- und Durchführungslage.
Warum ist § 266a StGB in diesem Zusammenhang wichtig?
Wenn Sozialversicherungsbeiträge wegen einer fehlerhaften Einordnung nicht abgeführt wurden, kann je nach Kenntnisstand und Verantwortlichkeit der Vorwurf des Vorenthaltens von Arbeitsentgelt nach § 266a StGB entstehen.
Was ist bei laufenden Fremdpersonalbeauftragungen besonders sensibel?
Sensibel sind vor allem offene Leistungsbeschreibungen, fortlaufende Weisungen, Eingliederung in interne Teams, widersprüchliche Rechnungs- und Vertragsunterlagen sowie eine tatsächliche Durchführung, die nicht zur Papierlage passt.
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Mehr dazu: Arbeitsstrafrecht, Strafverteidigung, Rechtslexikon, Scheinselbstständigkeit – § 266a StGB, Illegale Arbeitnehmerüberlassung
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