Beratung zu und Betreiben von Hinweisgebersystemen

Hinweisgeber-Systeme: Compliance-Anforderungen und moderne Lösungen für Unternehmen

In der heutigen Geschäftswelt sind Hinweisgeber-Systeme ein unverzichtbares Modul eines Compliance-Management-Systems. Diese Systeme müssen jedoch nicht nur fachlichen, sondern auch rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) im Jahr 2023 sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten und spezifische Vorgaben zur Umsetzung zu beachten. Ein einfacher Briefkasten für Whistleblower ist längst nicht mehr ausreichend.

Anforderungen an Hinweisgeber-Systeme

Das Hinweisgeberschutzgesetz legt fest, wie die internen Meldestellen zu betreiben sind und welche Aufgaben sie erfüllen müssen. Um die Vorteile einer effektiven Compliance-Strategie zu nutzen, ist es entscheidend, ein individuelles und kostengünstiges System zu implementieren. Hier sehen wir unsere Aufgabe: Wir unterstützen unsere Mandanten umfassend bei der Entwicklung und Implementierung ihrer Hinweisgeber-Systeme.

Ombudspersonen als vertrauenswürdige Ansprechpartner

Seit mehr als 25 Jahren fungieren anwaltliche Ombudspersonen als bewährte Ansprechpartner für Hinweisgeber (Whistleblower). Dank ihres Zeugnisverweigerungsrechts und der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht schützen sie die Identität der Hinweisgeber zuverlässig. Im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes sind sie als Dritte (§ 14 HinSchG) definiert und damit als interne Meldestellen legitimiert – jedoch unterliegen sie nicht allen Einschränkungen des Gesetzes, beispielsweise den Vertraulichkeitsgrundsätzen (§ 9 HinSchG).

Ombudspersonen bieten damit ein höheres Schutzniveau als interne Meldestellen in Unternehmen. Wir erbringen bereits für über 70 Unternehmen Dienstleistungen als Ombudsmann oder Ombudsfrau und gewährleisten so den Schutz der Hinweisgeber.

Elektronische Meldesysteme: Vorzüge und Grenzen

In den letzten Jahren haben elektronische Meldesysteme den Markt erobert. Insbesondere für große und internationale Unternehmen können solche Systeme sinnvoll sein. Für kleinere und mittelständische Unternehmen sind sie jedoch oft weniger geeignet. Bei der Anschaffung eines solchen Systems sollte beachtet werden, dass es primär einen Kommunikationskanal eröffnet. Der eigentliche Wert ergibt sich aus der Bearbeitung der eingehenden Meldungen.

Ein wesentlicher Nachteil elektronischer Systeme ist der Verlust der persönlich-menschlichen Komponente, die für viele Hinweisgeber von großer Bedeutung ist. Menschen vertrauen eher anderen Menschen als einer anonymen Plattform, insbesondere wenn sie nicht wissen, wer letztlich ihren vertraulichen Hinweis entgegennimmt.

WhistProtect®: Die optimale Lösung

Um die Vorteile eines bewährten Ombudsmanns mit den Möglichkeiten elektronischer Systeme zu kombinieren, haben wir WhistProtect® entwickelt. Dieses System gewährleistet, dass eingehende Meldungen über eine mandatiert anwaltliche Ombudsperson bearbeitet werden, sodass die persönliche Betreuung und der Schutz der Identität der Hinweisgeber sichergestellt sind.

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile von Ombudspersonen und korrigieren ihre anfänglichen Entscheidungen zu rein elektronischen Systemen. Gerne beraten wir Sie, welches Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen sowohl sachgerecht als auch wirtschaftlich ist und die rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Fazit

Hinweisgeber-Systeme sind eine essentielle Komponente jeder gelungenen Compliance-Strategie. Durch die Einrichtung geeigneter Strukturen und die Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben kann Ihr Unternehmen nicht nur Risiken minimieren, sondern auch ein vertrauensvolles Umfeld schaffen, in dem Hinweisgeber sich sicher fühlen. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Dienstleistungen und die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu erfahren.