Beratung zu und Betreiben von Hinweisgebersystemen

Hinweisgeber-Systeme, die schon lange ein anerkanntes und unverzichtbares Modul eines Compliance-Management-Systems darstellen, müssen inzwischen nicht nur fachlichen, sondern verstärkt auch rechtlichen Anforderungen genügen. Ein Briefkasten für Whistleblower ist passé. Durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Hinweisgebersysteme seit 2023 für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtend geworden. Das Gesetz schreibt aber auch vor, wie interne Meldestelle zu betreiben sind und welche Aufgaben sie erfüllen müssen.

Wir sehen unsere Aufgabe darin, auch hier eine jeweils individuelle fachgerechte und kostengünstige Lösung für unsere Mandanten zu finden und sie bei der Implementierung unterstützend zu begleiten.

Seit über 20 Jahren sind anwaltliche Ombudspersonen als Ansprechpartner für Hinweisgeber (Whistleblower) bewährte Hinweisgebersysteme. Sie schützen aufgrund ihres Zeugnisverweigerungsrechts und der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht die Identität von Hinweisgebern zuverlässig. Durch das Hinweisgeberschutzgesetz sind sie als sogenannte „Dritte“ (§ 14 HinSchG) als interne Meldestellen für Unternehmen definiert. Da sie aber im Weiteren nicht dem Hinweisgeberschutzgesetz unterliegen, gelten viele Einschränkungen – wie z. B. Ausnahmen von dem Vertraulichkeitsgrundsatz (§ 9 HinSchG) – nicht für sie. Auch von den Offenlegungspflichten des Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Anwälte ausgenommen. Anwaltliche Ombudspersonen bieten daher Hinweisgebern ein deutlich höheres Schutzniveau als eine Meldestelle in einem Unternehmen. Wir erbringen für über 70 Unternehmen Dienstleistungen als Ombudsmann und Ombudsfrau.

Elektronische Meldesysteme haben den Markt in jüngerer Zeit überflutet. Sie haben – insbesondere für große und internationale Unternehmen – auch ihre Berechtigung. Für mittelständische und kleine Unternehmen sind sie oft jedoch weniger geeignet. Wer ein solches System erwerben will, sollte sich bewusst machen, dass damit nur ein Kommunikationskanal eröffnet wird; die eigentliche Wertschöpfung liegt in der Bearbeitung der eingehenden Meldung. Vorteile elektronischer Meldesysteme liegen vor allem im Bearbeitungsprozess bei einem hohen Hinweisaufkommen. Ein gravierender Nachteil IT-gestützter Hinweisgebersysteme ist, dass sie in der Kommunikation mit Hinweisgebern der persönlich-menschlichen Komponente entbehren, was angesichts des regelmäßig vorhandenen Beratungsbedarfs von Hinweisgebern kritisch zu sehen ist. Menschen vertrauen primär Menschen und nicht einem elektronischen System oder „dem Unternehmen“, vor allem wenn sie nicht genau wissen, wer am Ende ihren vertraulichen Hinweis entgegennimmt. Eine aus unserer Sicht optimale Lösung ist, ein elektronisches System so zu konzipieren, dass es nicht bei einer Stelle im Unternehmen, sondern bei einer mandatierten anwaltlichen Ombudsperson aufläuft. Daher haben wir mit WhistProtect® ein System geschaffen, das die Vorteile des bewährten Ombudsmanns mit dem eines elektronischen Meldekanals verbindet.

Wir beobachten zunehmend, dass Unternehmen ihre Fehlentscheidungen zu elektronischen Systemen zugunsten von Ombudspersonen korrigieren. Gerne beraten wir Sie, welches Hinweisgebersystem für ihr Unternehmen sachgerecht und wirtschaftlich ist und den rechtlichen Anforderungen entspricht.