Tax Compliance & Compliance bei Schwarzarbeit & 266a StGB

Fremdfirmen-Compliance: Schwarzarbeit, Scheinselbständigkeit und § 266a StGB wirksam vermeiden

Der Einsatz von Fremdfirmen, Subunternehmern und Solo-Selbständigen ist in vielen Branchen operativ notwendig. Gleichzeitig steigen die Prüfungsdichte und die Fallzahlen, insbesondere durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls. Schon eine fehlerhafte Statusbeurteilung oder eine „gelebte“ Praxis, die nicht zum Vertrag passt, kann erhebliche arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche, steuerrechtliche und strafrechtliche Folgen auslösen.

Dieser Beitrag zeigt praxisnah, wie Sie die typischen Risikofelder erkennen, den passenden Vertragstyp wählen, Due-Diligence und Dokumentation etablieren und mit klaren Do’s & Don’ts die häufigsten Fehler im Tagesgeschäft vermeiden.

1. Wo die größten Risiken entstehen

Fremdfirmen-Compliance wird in der Praxis häufig durch drei Konstellationen „kritisch“:

• ● Verdeckte Arbeitnehmerüberlassung: Externe Arbeitskräfte sind in Ihren Betrieb eingegliedert und arbeiten nach Ihren Weisungen, ohne dass ein ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung gekennzeichneter Einsatz erfolgt.
• ● Scheinselbständigkeit: Eine Person wird als „Freelancer“ oder „Ein-Personen-Unternehmen“ eingesetzt, faktisch aber wie ein abhängig Beschäftigter geführt.
• ● Schwarzarbeit und Abdeckrechnungen: Leistungsbezug über Serviceunternehmen, tatsächlich aber Einsatz von Schwarzarbeiterkolonnen oder nicht ordnungsgemäß abgerechneten Arbeitskräften.

Zu den Grundlagen und typischen Prüffeldern finden Sie vertiefende Beiträge in unserem Rechtslexikon: Illegale Beschäftigung und Schwarzarbeit sowie Scheinselbständigkeit.

2. Rechtsfolgen: Warum Fehler teuer werden

2.1 Arbeitsrecht und Sozialversicherung

Eine unzutreffende Einordnung kann zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses zum Auftraggeber führen, inklusive arbeitsrechtlicher Ansprüche (z. B. Urlaub, Entgeltfortzahlung) und weitreichender Nachforderungen im Sozialversicherungsrecht. Besonders riskant ist, dass Regressmöglichkeiten gegenüber dem Beschäftigten nur sehr begrenzt bestehen und Verjährungsfragen bei vorsätzlichem Handeln deutlich verlängert sein können.

2.2 Steuerrecht und Umsatzsteuer

Steuerlich drohen unter anderem die Versagung des Betriebsausgabenabzugs, zusätzliche Nachweise zum Zahlungsempfänger sowie im Umsatzsteuerrecht die Diskussion um „Wissen oder Wissenmüssen“ mit Risiken für den Vorsteuerabzug. Compliance-Maßnahmen zielen daher auch darauf, Leistungsbezug, Leistungserbringer, Zahlungsfluss und Ansprechpartner belastbar dokumentieren zu können.

2.3 Strafrecht und Ordnungswidrigkeiten: § 266a StGB im Zentrum

Strafrechtlich stehen regelmäßig zwei Normen im Fokus: § 266a StGB (Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt) und § 370 AO (Steuerhinterziehung). Daneben kommen Bußgeldtatbestände und Unternehmensgeldbußen in Betracht. Je nach Fallgestaltung drohen zudem Eintragungen, Reputationsschäden sowie Vergaberechtsfolgen.

Weitere Informationen zur Schadensberechnung und typischen Ermittlungsansätzen bei § 266a StGB finden Sie hier: Berechnung des Schadens bei § 266a StGB sowie in unserem Bereich Arbeitsstrafrecht.

3. Täter, Teilnehmer, Gehilfenvorsatz: Wann der Auftraggeber „mit drin“ ist

Gerade bei Serviceunternehmen, Subunternehmerketten oder „Personallösungen“ stellt sich häufig die Frage, ob Verantwortliche im Auftraggeberunternehmen strafrechtlich als Täter oder Teilnehmer haften. Gehilfenvorsatz liegt vor, wenn der Gehilfe die Haupttat in ihren wesentlichen Merkmalen kennt und bewusst zur Förderung des Vorhabens beiträgt. Kennt der Unternehmer die Haupttat der Steuerhinterziehung und des Vorenthaltens von Arbeitsentgelt und weiß, dass er dies durch seine Vereinbarungen mit dem Serviceunternehmen faktisch fördert, handelt er vorsätzlich.

Wichtig: Ein innerbetriebliches Kontrollsystem kann ein Indiz gegen Vorsatz sein. Das gilt insbesondere dann, wenn es nicht nur „auf dem Papier“ existiert, sondern risikoorientiert ausgestaltet ist, im Einkauf und im operativen Geschäft wirklich genutzt wird und bei Auffälligkeiten zu konsequenten Maßnahmen führt.

4. Tax-Compliance und Compliance-Management-System: Was „state of the art“ bedeutet

Compliance umfasst die strategische Gesetzesbefolgung im Unternehmen und ein Sicherungssystem gegen Gesetzesverstöße. Ein wirksames Compliance-System schützt auch vor Schwarzarbeitermodellen, Scheinselbständigkeit und verdeckter Arbeitnehmerüberlassung und muss den gesamten Geschäftsprozess abdecken, insbesondere Einkauf, Projektsteuerung, Einsatzplanung, Abrechnung, Dokumentation und Eskalation.

In der Praxis orientieren sich viele Unternehmen bei der Struktur an den Grundelementen eines Compliance-Management-Systems (CMS) und verbinden das mit einer Tax-Compliance-Perspektive, um Problemfelder im Ertragsteuerrecht, Umsatzsteuerrecht und Strafrecht geschlossen abzudecken.

Mehr zu Aufbau, Optimierung und Prüfung von Compliance-Strukturen: Aufbau und Optimierung von Compliance-Management-Systemen (CMS), Hinweisgebersysteme sowie Auditierung und Zertifizierung von CMS.

5. Wahl des passenden Vertragstyps: AÜG, Werkvertrag, Dienstvertrag oder Befristung

Der Vertragstyp ist keine Formalie, sondern der zentrale Compliance-Hebel. Prüfen Sie vor Beauftragung, was Sie tatsächlich benötigen:

• ● Arbeitnehmerüberlassung ist der richtige Weg, wenn konkret benannte Arbeitskräfte zur Verfügung gestellt werden, im Betrieb eingegliedert sind und nach Weisungen des Einsatzunternehmens arbeiten sollen, etwa zur Überbrückung von Spitzen, Vertretungen oder Vakanzen.
• ● Werkvertrag passt, wenn ein abgrenzbarer, erfolgsbezogener und abnahmefähiger Leistungsgegenstand geschuldet ist, inklusive Milestones, Abnahme und Vergütung bei Erfolg.
• ● Dienstvertrag ist in der Praxis verbreitet, aber am gefährlichsten: Er kippt schnell in Weisungen, Integration und damit in Scheinselbständigkeit oder verdeckte Arbeitnehmerüberlassung, wenn der Leistungsgegenstand nicht eng begrenzt ist.
• ● Befristete Einstellung kann sinnvoll sein, wenn Aufgaben zwar vorübergehend, aber in die Dauerorganisation eingebunden sind und typischerweise über Direktionsrecht gesteuert werden.

6. Risikoanalyse: Branchen, Prozesse, typische Trigger

Startpunkt ist eine strukturierte Risikoanalyse. Identifizieren Sie Prozessschritte und Einsatzszenarien, in denen Fremdpersonaleinsatz typischerweise kippt:

• ●Hohe Taktung, operative Tagessteuerung, Schichtsysteme, Rufbereitschaften.
• ●Gemischte Teams ohne sichtbare Trennung, gemeinsame Jour Fixe, gemeinsame Kalenderplanung.
• ●Leistungsbeschreibungen, die „Unterstützung nach Bedarf“ ermöglichen.
• ●Subunternehmerketten, Barzahlungen, fehlende Nachweise zu Personal und Leistungsort.

7. Maßnahmen in der Geschäftsanbahnung: Due Diligence statt Bauchgefühl

Setzen Sie Standards, nach denen Sie über Geschäftsbeziehungen entscheiden. Sinnvoll ist ein zweistufiges Vorgehen: (1) Mindestprüfung mit Abbruchkriterien, (2) vertiefte Prüfung bei Auffälligkeiten.

7.1 Mindestprüfung: „Know your partner & contractor“

• ●Handelsregisterauszug und Plausibilitätscheck zu Sitz, Zweck, Vertretung, Historie.
• ●Webauftritt und Außenauftritt: Impressum, Erreichbarkeit, Referenzen, Marktpräsenz.
• ●USt-IdNr.-Validierung, soweit einschlägig.
• ●Nachweise zur Leistungsfähigkeit: Personalstärke, Qualifikation, Versicherungen, ggf. Unbedenklichkeitsbescheinigungen.

7.2 Red Flags, die weitergehende Prüfungen auslösen sollten

Typische Auffälligkeiten sind unter anderem ungewöhnliche Zahlungswege, häufig wechselnde Ansprechpartner, Leistungsangebote deutlich unter Marktpreis, unplausible Unternehmensgröße im Verhältnis zum Leistungsumfang oder Diskrepanzen zwischen formalem Unternehmenszweck und tatsächlicher Tätigkeit. Bei solchen Signalen sollten Sie entweder vertieft prüfen oder den Kontakt konsequent beenden.

8. Maßnahmen in der Geschäftsdurchführung: Steuerung ohne „Arbeitgebermodus“

Auch ein sauberer Onboarding-Prozess schützt nicht, wenn die Durchführung später aus dem Ruder läuft. Ziel ist, den Leistungsbezug so zu organisieren, dass (1) der Leistungserfolg nachweisbar ist, (2) die Fremdfirma die Leistung eigenverantwortlich erbringt, (3) Abgrenzungsstrukturen sichtbar und digital belegbar sind.

8.1 Zahlungswege und Leistungsnachweise

• ●Keine Barzahlungen, stattdessen nachvollziehbare Banktransaktionen.
• ●Abnahme, Protokolle, Leistungsnachweise, Ansprechpartnerlisten, Einsatzdokumentation.
• ●Bei Personaleinsatz: arbeitsschutzbezogene Unterweisung ist möglich, ohne in arbeitsvertragliche Führung zu kippen.

8.2 Weisungen nur sachbezogen und ergebnisorientiert

Gegenüber Selbständigen oder Erfüllungsgehilfen einer Fremdfirma dürfen Anweisungen grundsätzlich nur sachbezogen und auf das Ergebnis ausgerichtet sein, also „was bis wann in welcher Qualität abzuliefern ist“. Sobald Vorgaben personenbezogen werden, etwa wer wann wo in welcher Reihenfolge mit wem arbeitet, entsteht schnell ein Weisungsregime, das zur Arbeitnehmereigenschaft führt.

9. Fremdfirmen-Compliance in der gelebten Praxis

Die folgende Übersicht bündelt praxiserprobte Maßnahmen, die in Prüfungen und internen Untersuchungen regelmäßig entscheidend sind. Sie ist bewusst auf die Umsetzung im Tagesgeschäft zugeschnitten.

• ● Interne Genehmigungsprozesse, Budgetregeln und Zuständigkeiten vor Beauftragung einhalten.
• ● Sichtbare Trennung: Kennzeichnung als extern, getrennte Organisation, klare Rollen, keine Vermischung im Außenauftritt.
• ● Kommunikation entlang der Vertragsbeziehungen, definierte Ansprechpartner, Ticket- oder Auftragskanäle mit Nachvollziehbarkeit.
• ● Keine Vertretungslogik wie bei eigenen Beschäftigten, Abgrenzung von Daueraufgaben und Linienfunktionen.
• ● Fremdfirma steuert selbst, wer, wann, wo und wie sie ihre Leistung erbringt, Abweichungen nur vertraglich begründet.

10. Prüfungsfestigkeit durch Perspektivwechsel

Für die interne Qualitätssicherung hilft ein Perspektivwechsel. Stellen Sie sich regelmäßig drei Fragen:

• ●Was würde die FKS bei einer Durchsuchung vorfinden, insbesondere Verträge, Akten, Zeugen, digitale Spuren wie Kalender, Chats, Kollaborationstools?
• ●Was könnte ein Scheinselbständiger vortragen und beweisen, um seinen Status durchzusetzen?
• ●Wie würde ein Gericht bei Gesamtschau der Umstände entscheiden, wenn Vertrag und Praxis auseinanderfallen?

FAQ

Wann wird aus Fremdfirmen-Einsatz Scheinselbständigkeit?

Typisch ist eine Kombination aus Eingliederung in Ihre Abläufe, personenbezogenen Weisungen, fehlendem Unternehmerrisiko, fehlender eigener Marktpräsenz sowie der faktischen Bindung an einen Auftraggeber. Details finden Sie hier: Scheinselbständigkeit.

Warum ist § 266a StGB in solchen Konstellationen so häufig?

Weil die Strafbarkeit häufig an die tatsächliche Beschäftigungssituation und die Nichterfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten anknüpft. In Fremdfirmenmodellen entsteht das Risiko regelmäßig dann, wenn Beschäftigung faktisch beim Auftraggeber stattfindet oder wenn Schwarzarbeit und Abdeckrechnungen im Leistungsbezug verborgen werden. Vertiefend: § 266a StGB und Schadensberechnung.

Hilft ein Compliance-Management-System wirklich gegen Vorsatzvorwürfe?

Ein wirksames, gelebtes System kann ein starkes Indiz gegen Vorsatz sein, insbesondere wenn Risikoanalyse, Kontrollen, Dokumentation und Eskalation nachweisbar funktionieren. Ein „Papier-CMS“ ohne Umsetzung hilft in der Regel nicht.

Wann sollte ein Statusfeststellungsverfahren erwogen werden?

Immer dann, wenn ein Einsatzmodell strukturell nahe an abhängiger Beschäftigung liegt oder wenn Abgrenzungsmerkmale nicht sauber durchgehalten werden können. Es schafft zwar nicht in jeder Hinsicht endgültige Sicherheit, kann aber wesentliche Risiken reduzieren.

Kontaktieren Sie uns – Ihre Fachanwälte und Anwälte für Strafrecht in Frankfurt am Main und bundesweit

Rechtsanwältin Dr. Caroline Jacob, Fachanwältin für Strafrecht
Rechtsanwalt Frank M. Peter, Fachanwalt für Strafrecht
Als Of Counsel: Prof. Dr. Frank Peter Schuster
Als Kooperationspartner: Steuerberater und ehemaliger Steuerfahnder Frank Wehrheim

Unsere Rechtsanwaltskanzlei Buchert Jacob Peter arbeitet seit über 25 Jahren in Frankfurt am Main mit erfahrenen Anwälten in der Strafverteidigung. Wir vertreten unsere Mandantschaft bundesweit.

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Mehr dazu: Steuerstrafrecht, Strafverteidigung, Wirtschaftsstrafrecht, Anwälte.

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