Beratung zu und Betreiben von Hinweisgebersystemen

Hinweisgebersysteme nach HinSchG: Anforderungen, Optionen & die beste Lösung für Ihr Unternehmen

Kurz gesagt: Seit 2023 verpflichtet das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden zur Einrichtung interner Meldestellen. Ein „Briefkasten“ reicht nicht: Gefordert sind vertrauliche Meldekanäle, qualifizierte Fallbearbeitung, Fristenmanagement, Dokumentation und Schutz vor Repressalien. Richtig umgesetzt wird das Hinweisgebersystem zu einem zentralen Baustein Ihrer Compliance – mit messbarem Risiko- und Reputationsschutz.

Gesetzliche Anforderungen nach HinSchG – was konkret zählt

  • Interne Meldestelle (intern oder an Dritte ausgelagert): unabhängig, fachkundig, vertraulich.
  • Kanäle: schriftlich, mündlich (Telefon/Voice), auf Wunsch persönlich.
  • Fristen: Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen, Rückmeldung zum Ergebnis binnen 3 Monaten.
  • Vertraulichkeit: Identität des Hinweisgebers und betroffener Personen schützen; Benachteiligungsverbot.
  • Prozess & Dokumentation: Sachverhaltsprüfung, Folgemaßnahmen, DSGVO-konforme Ablage & Löschkonzepte.
  • Information: Hinweise zu externen Meldestellen; klare Policies & Zugänglichkeit.
  • Eignung/Skalierung: ab 50 MA Pflicht; Konzernlösungen nur, wenn Zugriff & Vertraulichkeit gesichert sind.

Unser Anspruch: individuell, rechtssicher, wirtschaftlich – statt teurer Over-Engineering-Tools.

Ombudspersonen: maximale Akzeptanz & rechtssicherer Schutz

Anwaltliche Ombudspersonen haben sich seit über 25 Jahren bewährt. Vorteile:

  • Verschwiegenheit & Zeugnisverweigerungsrecht: besonders hoher Identitätsschutz.
  • Niedrige Hemmschwelle: Menschen sprechen lieber mit Menschen als mit einer Plattform.
  • Rechtssichere Auslagerung: als „Dritte“ i.S.d. § 14 HinSchG zulässig; intern bestellbar.
  • Qualifizierte Fallbearbeitung: rechtliche Ersteinschätzung, saubere Dokumentation, DSGVO-konforme Prozesse.

Wir betreuen >70 Unternehmen als Ombudsmann/Ombudsfrau – von Mittelstand bis Konzern.

Elektronische Hinweisgebersysteme: Nutzen & Grenzen

Pro: rund um die Uhr verfügbar, skalierbar (mehrsprachig, Konzern), saubere Protokolle.
Contra: fehlende persönliche Komponente, niedrigere Meldebereitschaft im sensiblen Erstkontakt; das Case-Management (Bewertung, Kommunikation, Maßnahmen) ist immer der Werttreiber – nicht nur der Kanal.

WhistProtect®: Hybrid aus Ombudsstelle & digitalem System

Mit WhistProtect® verbinden wir anwaltliche Ombudsperson (hoher Schutz, Vertrauen) mit den Stärken einer modernen Online-Lösung (Erreichbarkeit, Dokumentation, Fristensteuerung).
Ergebnis: Mehr Meldungen in besserer Qualität, belastbare Prozesse, DSGVO- & HinSchG-konform – ohne unnötige Komplexität.

Gerne prüfen wir, ob Ombudsperson, Tool oder Hybrid für Ihr Unternehmen sachgerecht und wirtschaftlich ist.

Umsetzung in 6 Schritten (Best Practice)

  1. Gap-Analyse & Policy: Status-Check, Richtlinie, Rollen, Prozesslandkarte.
  2. Kanal-Setup: Telefon/Voice, E-Mail/Web, persönliche Meldung; Hinweise zu externen Stellen.
  3. Schulung & Awareness: Meldestelle, HR/Legal, Führung; Info an Belegschaft.
  4. Datenschutz & Doku: Rechtsgrundlagen, Aufbewahrung/Löschung, Zugriffsrechte, TOMs.
  5. Fristen- & Maßnahmensteuerung: 7-Tage- und 3-Monate-Fristen, Folgemaßnahmen, Reporting.
  6. Monitoring & Audit: Wirksamkeitskontrolle, Lessons Learned, kontinuierliche Verbesserung.

FAQ zu Hinweisgeber-Systemen & HinSchG

Wer ist verpflichtet?
Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden; bestimmte Branchen früher/zusätzlich.

Muss Anonymität angeboten werden?
Nicht zwingend vorgeschrieben, aber empfehlenswert (höhere Meldebereitschaft). Vertraulichkeit ist Pflicht.

Welche Fristen gelten?
7 Tage Eingangsbestätigung, 3 Monate Ergebnis-/Maßnahmen-Feedback.

Interne Meldestelle intern betreiben oder auslagern?
Beides möglich. Ombudsperson erhöht Vertrauen & Rechtssicherheit, entlastet intern.

Wie passt das zur DSGVO?
Benötigt u. a. Rechtsgrundlage, Zugriffskonzept, Speicher-/Löschfristen, Informationspflichten und Datensicherheit.

Reicht ein reines Online-Tool?
Nur wenn Fachkunde, Vertraulichkeit, Fristen, Maßnahmen verlässlich sichergestellt sind. Sonst Hybrid mit Ombudsstelle.

Wie schnell umsetzbar?
Meist in 4–8 Wochen – abhängig von Größe, Konzernstruktur und Kommunikationsbedarf.

Warum WhistProtect®?
Hybrid-Ansatz: Vertrauensvoller Erstkontakt über die anwaltliche Ombudsperson, plus digitale Effizienz im Verfahren.

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Telefon: 069 710 33 330
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